Politica de confidențialitate

Quadrarium este operat de Gaperi Consult SRL, Strada Nicovalei nr. 64, Municipiul Brașov, Județul Brașov, România (CUI 46640245). Pentru întrebări despre confidențialitate sau pentru a-ți exercita drepturile, scrie la [email protected].

Suntem operatorul datelor pe care le prelucrăm pentru propria noastră activitate: datele contului, de facturare, de asistență, de feedback și de pe lista de așteptare, consimțământul pentru marketing și retragerea lui, cum ne-ai găsit, jurnalele de securitate și statisticile site-ului.

Pentru datele pe care un administrator de proprietăți sau un contabil le încarcă ori le introduce ca să folosească Quadrarium (rapoarte de rezervări, înregistrări per ședere, datele declarantului și ale proprietăților), operatorul este acel client sau clientul acestuia, iar noi acționăm ca persoană împuternicită. Prelucrăm aceste date doar conform instrucțiunilor clientului, în baza condițiilor de prelucrare a datelor care fac parte din Termenii și condițiile noastre. Dacă ești un oaspete sau o altă persoană care apare în aceste date, contactează mai întâi administratorul; îl vom ajuta să îți răspundă.

• Contul: adresa ta de email, numele firmei pe care îl indici, un cod de TVA opțional și parola ta, care este păstrată de Amazon Cognito și niciodată în baza noastră de date. De ce: pentru a crea și administra contul tău în baza contractului cu tine sau cu firma ta (art. 6 alin. (1) lit. b) din RGPD).
• Evidența acceptării: ce versiune a Termenilor și condițiilor și a acestei politici ai acceptat, când, în ce limbă și confirmarea ta că îți creezi contul pentru o firmă sau ca profesionist. De ce: pentru a putea dovedi ce s-a convenit (art. 6 alin. (1) lit. b) și f)).
• Facturarea: Stripe colectează datele tale de facturare și metoda de plată la finalizarea plății; noi păstrăm doar identificatorii de client, de abonament și de plată Stripe, starea abonamentului tău și ce acoperă fiecare achiziție (anul fiscal și numărul de CIN-uri). De ce: pentru a încasa contravaloarea serviciului și a ține evidența contabilă (art. 6 alin. (1) lit. b) și c)).
• Asistență și feedback: ce ne trimiți prin email sau cu butonul Feedback (mesajul și pagina din care a fost trimis). De ce: pentru a-ți răspunde și a îmbunătăți produsul (art. 6 alin. (1) lit. f), interesul nostru legitim).
• Lista de așteptare: adresa de email pe care o lași pe site-ul nostru (de exemplu, în calculatorul gratuit), localitatea pe care ai căutat-o, limba paginii și formularul sau oferta la care ai răspuns. De ce: pentru a te anunța când localitatea ta este acoperită (art. 6 alin. (1) lit. a), consimțământul tău, pe care îl poți retrage oricând).
• Emailuri de marketing (opționale): doar dacă bifezi căsuța pentru ele pe lista de așteptare sau la crearea contului, îți scriem despre Quadrarium, de exemplu despre oferta Founding Partner și despre termenele apropiate ale taxei turistice. Păstrăm dovada acestui consimțământ: versiunea textului pe care l-ai acceptat, când și în ce limbă. De ce: consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a)). Îl poți retrage oricând, fără să îți motivezi decizia, pe pagina de dezabonare, la care trimite fiecare email de marketing, sau răspunzând la oricare email de marketing. Retragerea nu afectează contul tău și nici mesajele pe care trebuie să ți le trimitem pentru a furniza serviciul.
• Cum ne-ai găsit: când te înscrii pe lista de așteptare sau îți creezi contul, păstrăm etichetele de campanie ale linkului care te-a adus pe site-ul nostru, dacă le avea (utm_source, utm_medium, utm_campaign și utm_content); la un cont, și calea paginii de la care a început vizita, fără parametrii ei. Nu păstrăm împreună cu ele nicio adresă IP, date despre browser sau site-ul de proveniență, iar până când te înscrii pe lista de așteptare sau îți creezi contul ele rămân doar în pagina deschisă, nu în memoria browserului. De ce: pentru a ști ce canale ne aduc clienți (art. 6 alin. (1) lit. f), interesul nostru legitim).
• Retragerea consimțământului pentru marketing: când îți retragi consimțământul, adăugăm pe o listă de excludere o amprentă ireversibilă (hash SHA-256) a adresei tale de email, cu data și ora și cu modul retragerii (pe pagina de dezabonare, prin răspuns la un email sau prin noi, la cererea ta), niciodată adresa însăși; dacă ești pe lista de așteptare, înscrierea ta este marcată și ea ca retrasă, cu data și ora. Înainte de trimiterea oricărui email de marketing, adresa este verificată în această listă. De ce: pentru a ne asigura că nu îți mai trimitem emailuri de marketing (art. 6 alin. (1) lit. f), interesul nostru legitim de a-ți respecta alegerea).
• Jurnale tehnice și de securitate: identificatori ai cererilor, identificatori interni de utilizator și de entitate, marcaje de timp și detalii ale erorilor, nu conținutul pe care îl încarci. În producție, firewall-ul AWS WAF păstrează pentru scurt timp și un eșantion al cererilor recente, inclusiv adrese IP. De ce: pentru ca serviciul să fie sigur și să funcționeze (art. 6 alin. (1) lit. f)).
• Statisticile site-ului: când sunt activate, Plausible Analytics numără vizitele, etichetele de campanie ale linkurilor din care provin și câteva evenimente din produs (de exemplu, crearea unui cont gratuit, cu limba interfeței) fără cookie-uri și fără să te identifice. De ce: pentru a ști ce pagini și canale funcționează (art. 6 alin. (1) lit. f)).

Rapoartele de rezervări pe care le încarci pot conține numele oaspeților și alte detalii ale rezervării. Din fiecare raport păstrăm doar ce îi trebuie calculului: codul rezervării, datele și nopțile, numărul de oaspeți pe categorii (adulți, copii, sugari), sumele, platforma și anunțul. Fișierul original este păstrat pe perioada indicată mai jos.

Datele declarantului și ale proprietăților pe care le introduci, cum ar fi coduri fiscale, adrese și date de contact, sunt folosite doar pentru a pregăti fișierele de declarație și pachetele de audit.

Nu folosim datele clienților în scopuri proprii, nu le vindem și nu le folosim pentru a antrena modele de IA. Explicația opțională în limbaj simplu primește doar localitatea, perioada, totalurile și numărul de șederi, fără date ale oaspeților, și nu schimbă niciodată o sumă.

Quadrarium își stochează datele în Uniunea Europeană, în regiunea Frankfurt a Amazon Web Services (eu-central-1): baza de date, fișierele încărcate și generate, conturile de autentificare, copiile de siguranță și jurnalele.

Site-ul și API-ul sunt livrate prin Amazon CloudFront, o rețea globală: cererile tale trec prin punctul AWS cel mai apropiat de tine, care poate fi în afara UE, iar CloudFront nu păstrează în cache paginile noastre sau datele tale. Explicația opțională în limbaj simplu rulează pe Amazon Bedrock prin profilul său de inferență inter-regional pentru UE, despre care documentația AWS arată că păstrează cererile în interiorul UE.

Stripe poate prelucra datele de plată în afara UE, inclusiv în Statele Unite, cu garanțiile descrise în propria politică de confidențialitate. Fiecare sub-procesator, cu ce face și unde, este enumerat pe pagina Sub-procesatori.

• Rapoartele de rezervări încărcate (fișierele originale): șterse automat la 24 de luni după încărcare.
• Înregistrările per ședere, calculele, fișierele de declarație și pachetele de audit: păstrate cât timp există contul tău.
• Ștergerea unei entități: cine are rolul de Proprietar poate cere ștergerea datelor personale ale unei entități. Se elimină numele, datele fiscale și de contact ale entității, numele și detaliile proprietăților ei și datele oaspeților din șederile ei. Calculele și fișierele de declarație deja generate sunt păstrate pentru ca declarațiile trecute să poată fi reproduse, iar acele fișiere conțin în continuare datele declarantului cu care au fost generate. Le păstrăm ca persoană împuternicită a clientului cât timp există contul, cu excepția cazului în care cine are rolul de Proprietar ne cere să le ștergem înainte de închiderea contului. Fișierele originale ale rapoartelor urmează termenul de 24 de luni sau sunt șterse mai devreme, la cerere.
• Contul și autentificarea, cu evidența acceptării, consimțământul pentru marketing, dacă l-ai dat, și cum ne-ai găsit: păstrate cât timp există contul. Ștergerea unui cont întreg nu se poate face încă din aplicație: scrie-ne de pe adresa de email a contului și îl vom șterge noi.
• Jurnalele serverului: 90 de zile. Copiile de siguranță ale bazei de date (producție): până la 14 zile.
• Feedbackul și înscrierile pe lista de așteptare, cu consimțământul și etichetele de campanie ale fiecărei înscrieri: nu există încă ștergere automată; le păstrăm până ne ceri să le ștergem.
• Emailurile pe care ni le trimiți: cât timp este nevoie pentru a-ți rezolva cererea.
• Documentele de facturare: cât timp cere legislația contabilă și fiscală. Stripe își păstrează propriile evidențe conform propriei politici.
• Lista de excludere de la marketing: amprenta unei adrese pentru care consimțământul a fost retras este păstrată cât timp trimitem emailuri de marketing, chiar dacă ne ceri să îți ștergem celelalte date, pentru că ea ne împiedică să îți scriem din nou.

Quadrarium nu setează cookie-uri de urmărire, iar statisticile site-ului nu folosesc cookie-uri.

Stocarea locală a browserului tău păstrează limba aleasă și, cât timp ești autentificat, ce te menține autentificat: un token de sesiune, entitatea cu care lucrezi și adresa ta de email. La deconectare sunt șterse. Stripe poate seta propriile cookie-uri pe paginile sale de plată și facturare.

Poți cere accesul la datele tale personale, rectificarea sau ștergerea lor, restricționarea prelucrării, te poți opune prelucrării și poți primi datele într-un format portabil. Când ne bazăm pe consimțământul tău (lista de așteptare și emailurile de marketing), îl poți retrage oricând, fără ca legalitatea prelucrării de dinaintea retragerii să fie afectată; pentru emailurile de marketing, folosește pagina de dezabonare sau răspunde la oricare dintre ele. Scrie la [email protected]; răspundem în cel mult o lună, așa cum cere RGPD.

Ștergerea unei entități nu este încă un buton în aplicație: scrie-ne de pe adresa de email a Proprietarului și o vom face noi.

Poți depune și o plângere la o autoritate de protecție a datelor: în România, unde avem sediul, la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, dataprotection.ro), sau la autoritatea din țara UE în care locuiești ori lucrezi, de exemplu Garante per la protezione dei dati personali în Italia sau Agencia Española de Protección de Datos în Spania.

Cum protejăm datele (criptare, izolare între clienți, copii de siguranță, cine are acces la ce) este descris pe pagina Încredere și securitate. Dacă o încălcare a securității datelor personale afectează date pe care le prelucrăm pentru tine, te vom anunța fără întârzieri nejustificate după ce aflăm de ea.

Când această politică se schimbă, actualizăm această pagină și data ei. Dacă o modificare contează pentru felul în care îți folosim datele, îi anunțăm prin email pe titularii conturilor înainte să producă efecte.