Informativa sulla privacy

Quadrarium è gestito da Gaperi Consult SRL, Strada Nicovalei nr. 64, Municipiul Brașov, Județul Brașov, Romania (CUI 46640245). Per domande sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti, scrivi a [email protected].

Siamo titolari del trattamento dei dati che trattiamo per gestire la nostra attività: dati dell’account, di fatturazione, di assistenza, di feedback e della lista d’attesa, consensi al marketing e loro revoca, come ci hai trovato, log di sicurezza e statistiche del sito.

Per i dati che un gestore di immobili o un commercialista carica o inserisce per usare Quadrarium (report delle prenotazioni, record per soggiorno, dati del dichiarante e degli immobili), il titolare del trattamento è quel cliente, o il suo cliente, e noi agiamo come responsabile del trattamento. Trattiamo questi dati solo secondo le istruzioni del cliente, in base ai termini sul trattamento dei dati che fanno parte dei Termini di servizio. Se sei un ospite o un’altra persona indicata in questi dati, contatta prima il gestore; lo aiuteremo a risponderti.

• Account: il tuo indirizzo email, il nome dell’attività che indichi, un’eventuale partita IVA e la tua password, conservata da Amazon Cognito e mai nel nostro database. Perché: per creare e gestire il tuo account in base al contratto con te o con la tua impresa (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR).
• Registro dell’accettazione: quale versione dei Termini di servizio e di questa informativa hai accettato, quando, in quale lingua, e la tua conferma di registrarti per un’attività d’impresa o come professionista. Perché: per poter dimostrare cosa è stato concordato (art. 6, par. 1, lett. b e f).
• Fatturazione: Stripe raccoglie i tuoi dati di fatturazione e il metodo di pagamento al checkout; noi conserviamo solo gli identificativi di cliente, di abbonamento e di pagamento di Stripe, lo stato del tuo abbonamento e ciò che copre ciascun acquisto (l’anno d’imposta e il numero di CIN). Perché: per addebitare il servizio e tenere le scritture contabili (art. 6, par. 1, lett. b e c).
• Assistenza e feedback: ciò che ci invii via email o con il pulsante Feedback (il messaggio e la pagina da cui è stato inviato). Perché: per risponderti e migliorare il prodotto (art. 6, par. 1, lett. f, nostro legittimo interesse).
• Lista d’attesa: l’indirizzo email che lasci sul nostro sito (ad esempio sul calcolatore gratuito), il comune che hai cercato, la lingua della pagina e il modulo o l’offerta a cui hai risposto. Perché: per avvisarti quando il tuo comune è coperto (art. 6, par. 1, lett. a, il tuo consenso, che puoi revocare in qualsiasi momento).
• Email promozionali (facoltative): solo se spunti l’apposita casella nella lista d’attesa o alla registrazione, ti scriviamo su Quadrarium, ad esempio sull’offerta Founding Partner e sulle prossime scadenze dell’imposta di soggiorno. Conserviamo la prova di questo consenso: la versione del testo che hai accettato, quando e in quale lingua. Perché: il tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a). Puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza indicarne il motivo, nella pagina di disiscrizione, a cui rimanda ogni email promozionale, oppure rispondendo a una qualsiasi email promozionale. La revoca non incide sul tuo account né sui messaggi che dobbiamo inviarti per fornire il servizio.
• Come ci hai trovato: quando ti iscrivi alla lista d’attesa o ti registri, conserviamo i parametri di campagna del link che ti ha portato sul nostro sito, se ne aveva (utm_source, utm_medium, utm_campaign e utm_content); per un account, anche il percorso della pagina da cui è iniziata la visita, senza i parametri della query. Con essi non conserviamo né indirizzi IP, né dati del browser, né il sito di provenienza, e finché non ti iscrivi alla lista d’attesa o non ti registri restano solo nella pagina aperta, non nella memoria del browser. Perché: per sapere quali dei nostri canali portano clienti (art. 6, par. 1, lett. f, nostro legittimo interesse).
• Revoche del consenso al marketing: quando revochi il consenso, aggiungiamo a una lista di esclusione un’impronta non reversibile (hash SHA-256) del tuo indirizzo email, con data e ora e con il modo della revoca (dalla pagina di disiscrizione, rispondendo a un’email o tramite noi, su tua richiesta), mai l’indirizzo stesso; se sei nella lista d’attesa, anche la tua iscrizione viene segnata come revocata, con data e ora. Prima dell’invio di qualsiasi email promozionale, l’indirizzo viene confrontato con questa lista. Perché: per assicurarci di non inviarti più email promozionali (art. 6, par. 1, lett. f, nostro legittimo interesse a rispettare la tua scelta).
• Log di sicurezza e tecnici: identificativi delle richieste, identificativi interni di utente e soggetto, orari e dettagli degli errori, non i contenuti che carichi. In produzione, il firewall AWS WAF conserva inoltre per breve tempo un campione delle richieste recenti, compresi gli indirizzi IP. Perché: per mantenere il servizio sicuro e funzionante (art. 6, par. 1, lett. f).
• Statistiche del sito: quando attive, Plausible Analytics conta le visite, i parametri di campagna dei link da cui provengono e alcuni eventi del prodotto (ad esempio la creazione di un account gratuito, con la lingua dell’interfaccia) senza cookie e senza identificarti. Perché: per capire quali pagine e canali funzionano (art. 6, par. 1, lett. f).

I report delle prenotazioni che carichi possono contenere nomi degli ospiti e altri dettagli della prenotazione. Da ogni report conserviamo solo ciò che serve al calcolo: il codice della prenotazione, le date e le notti, il numero di ospiti per categoria (adulti, bambini, neonati), gli importi, il portale e l’annuncio. Il file originale è conservato per il periodo indicato più sotto.

I dati del dichiarante e degli immobili che inserisci, come codici fiscali, indirizzi e recapiti, sono usati solo per preparare i file delle dichiarazioni e i fascicoli di audit.

Non usiamo i dati dei clienti per scopi nostri, non li vendiamo e non li usiamo per addestrare modelli di IA. La spiegazione facoltativa in linguaggio semplice riceve solo il comune, il periodo, i totali e il numero di soggiorni, senza dati degli ospiti, e non modifica mai un importo.

Quadrarium conserva i dati nell’Unione europea, nella regione di Francoforte di Amazon Web Services (eu-central-1): il database, i file caricati e generati, gli account di accesso, i backup e i log.

Il sito e l’API sono distribuiti tramite Amazon CloudFront, una rete globale: le tue richieste passano dal nodo AWS più vicino a te, che può trovarsi fuori dall’UE, e CloudFront non memorizza nella cache le nostre pagine né i tuoi dati. La spiegazione facoltativa in linguaggio semplice gira su Amazon Bedrock tramite il suo profilo di inferenza interregionale UE, che secondo la documentazione AWS mantiene le richieste all’interno dell’UE.

Stripe può trattare i dati di pagamento fuori dall’UE, anche negli Stati Uniti, con le garanzie descritte nella propria informativa. Ogni sub-responsabile, con cosa fa e dove, è elencato nella pagina Sub-responsabili del trattamento.

• Report delle prenotazioni caricati (i file originali): cancellati automaticamente 24 mesi dopo il caricamento.
• Record per soggiorno, calcoli, file delle dichiarazioni e fascicoli di audit: conservati finché esiste il tuo account.
• Cancellazione di un soggetto: chi ha il ruolo di Titolare può far cancellare i dati personali di un soggetto. Vengono rimossi il nome, i dati fiscali e i recapiti del soggetto, i nomi e i dati dei suoi immobili e i dati degli ospiti dei suoi soggiorni. I calcoli e i file delle dichiarazioni già generati sono conservati perché le dichiarazioni passate restino riproducibili, e quei file contengono ancora i dati del dichiarante con cui sono stati generati. Li conserviamo come responsabile del trattamento per conto del cliente finché esiste l’account, a meno che chi ha il ruolo di Titolare non ci chieda di cancellarli in anticipo. I file originali dei report seguono la scadenza dei 24 mesi, oppure sono cancellati prima su richiesta.
• Account e accesso, con il registro dell’accettazione, l’eventuale consenso al marketing e come ci hai trovato: conservati finché esiste l’account. La cancellazione di un intero account non è ancora automatica: scrivici dall’indirizzo email dell’account e la faremo noi.
• Log dei server: 90 giorni. Backup del database (produzione): fino a 14 giorni.
• Feedback e iscrizioni alla lista d’attesa, con il consenso e i parametri di campagna di ciascuna iscrizione: non c’è ancora una cancellazione automatica; li conserviamo finché non ci chiedi di cancellarli.
• Email che ci invii: per il tempo necessario a gestire la tua richiesta.
• Documenti di fatturazione: per il tempo richiesto dalla normativa contabile e fiscale. Stripe conserva i propri documenti secondo la propria informativa.
• Lista di esclusione dal marketing: l’impronta di un indirizzo per cui il consenso è stato revocato è conservata finché inviamo email promozionali, anche se ci chiedi di cancellare gli altri tuoi dati, perché è ciò che ci impedisce di scriverti di nuovo.

Quadrarium non imposta cookie di tracciamento e le statistiche del sito non usano cookie.

La memoria locale del browser conserva la lingua scelta e, mentre sei connesso, ciò che ti mantiene connesso: un token di sessione, il soggetto su cui stai lavorando e il tuo indirizzo email. Uscendo vengono rimossi. Stripe può impostare i propri cookie nelle sue pagine di pagamento e fatturazione.

Puoi chiedere l’accesso ai tuoi dati personali, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento, di opporti al trattamento e di ricevere i tuoi dati in un formato portabile. Quando ci basiamo sul tuo consenso (la lista d’attesa e le email promozionali), puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca; per le email promozionali, usa la pagina di disiscrizione o rispondi a una di esse. Scrivi a [email protected]; rispondiamo entro un mese, come richiede il GDPR.

La cancellazione di un soggetto non è ancora un pulsante nell’app: scrivici dall’indirizzo email del Titolare e la faremo noi.

Puoi anche presentare reclamo a un’autorità di protezione dei dati: in Romania, dove abbiamo sede, l’Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, dataprotection.ro), oppure l’autorità del Paese UE in cui vivi o lavori, ad esempio il Garante per la protezione dei dati personali in Italia o l’Agencia Española de Protección de Datos in Spagna.

Come proteggiamo i dati (cifratura, isolamento tra clienti, backup, chi può accedere a cosa) è descritto nella pagina Fiducia e sicurezza. Se una violazione dei dati personali riguarda dati che trattiamo per te, te lo comunicheremo senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuti a conoscenza.

Quando questa informativa cambia, aggiorniamo questa pagina e la sua data. Se una modifica incide su come usiamo i tuoi dati, lo comunichiamo via email ai titolari degli account prima che abbia effetto.